La collaboration est nécessaire pour résoudre des problèmes complexes. J’ai toujours souffert du manque flagrant de collaboration entre les personnes. C’est professionnellement frustrant quand on a vécu un travail d’équipe efficace.
Pensez à la meilleure équipe dans laquelle vous avez travaillé, quelles étaient ses spécificités ?
Comment un Scrum Master peu aider les personnes, les équipes et les organisations à mieux collaborer ?
J’ai remarqué que si les personnes ont le choix, ils préfèrent ne pas collaborer. A partir de cette observation, je cherche toujours des expédients pour faire devenir la collaboration une nécessité.
Je pense que la collaboration dérive de la compréhension. Pensez à ce que vous êtes en train de faire, pourquoi vous êtes en train de le faire. Vous le faites parce que quelqu’un vous a communiqué une vision, une intention globale concernant le Produit ou le Projet ?
Les suivantes sont deux expériences que j’ai vécues et qu’ont aidé à améliorer la collaboration entre les personnes.
Exemple – Écriture collaborative
Lors d’une mission passée, en tant que Chef de Projet, j’ai eu à fournir un Project Plan. La complexité n’était pas dans le contenu, mais plutôt dans le fait qu’il fallait la collaboration de plusieurs personnes très occupées.
Une pratique commune dans cette organisation était d’envoyer le document par mail et attendre la réponse des différentes personnes contributrices. Comme vous pouvez l’imaginer, après un mois le sujet n’était toujours pas clos.
J’ai décidé d’organiser une session de travail collaboratif. J’ai préparé la salle, les outils de facilitation et j’ai collé au mur différents posters, chacun contenant un chapitre du document à discuter.
Les personnes sont entrées dans la salle de réunion et ont allumé leurs ordinateurs. Ignorant le manque de respect pour moi et mon travail, j’ai réussi à transférer l’attention vers les posters (pratique inconnue pour les participants). Nous avons établi un but et des règles communes pour la session de travail.
Je suis resté en silence, à côté d’un des posters vides. Quelqu’un a commencé à parler.
La magie à fait le reste quand les personnes ont commencé à se parler et ont oublié leurs portables pour se concentrer sur le même poster au mur. Les participants se sont concentrés sur le résultat, pas sur le chapitre à remplir. J’ai été stupéfait par la pensée non linéaire : souvent une discussion commençait à un endroit et finissait à un autre pour enfin revenir au début. Le fait d’avoir des supports physiques était clairement d’aide. Nous avons fait en deux heures ce que nous n’avons pas été capables de faire en un mois, grâce a une collaboration ouverte et à la facilitation. Et on s’est amusés.
Exemple – Collaboration entre Scrum Master
Quelque chose d’un peu plus difficile que de remplir un document… néanmoins les principes sont immuables.
Un Scrum Master n’existe pas uniquement pour servir une équipe Scrum. Éliminer les obstacles, enseigner et promouvoir Scrum est quelque chose qui doit être fait aussi au niveau organisationnel. C’est quelque chose qu’un Scrum Master seul peut difficilement faire dans des grandes organisations.
Quand je rencontre un nouveau Client, je cherche toujours les personnes qui ont envie de challenger le statuquo. Je parle de la magie de la collaboration ; j’offre ma connaissance de Scrum et mon expérience et je demande de l’aide pour comprendre la culture organisationnelle et d’autres aspects pratiques que je ne maitrise pas bien. Nous collaborons et nous apprenons les uns des autres.
Je commence par proposer des activités et je recherche des volontaires pour m’aider, de manière très simple et informelle. La collaboration entre moi et les employés, qui connaissent la culture d’entreprise est très importante.
Dans l’entreprise que j’aide actuellement nous avons créé une communauté ouverte à toutes les personnes ayant envie d’apprendre et expérimenter Scrum. Chaque mois le groupe s’auto-organise, grandit ensemble et fixe ses propres objectifs.
Nous avons créé un espace en ligne pour montrer les évènements passés et le matériel que nous avons conçu. Nous montrons que ce que nous faisons a un impact sur les autres, que nous nous aidons et que, parfois, nous galérons ensemble. Nous célébrons des petits succès ensemble et, devinez quoi ? Nous nous amusons !
Quelque exemple puissant du résultat de cette collaboration :
– la création d’un atelier : « initiation à Scrum ». Le résultat de la collaboration entre les employés formés à Scrum Professionnel et qui l’utilisent et moi-même pour aider au contenu et à la facilitation. Il en résulte un atelier très apprécié : les employés qui pratiquent Scrum sont plus efficaces et crédibles avec leur pairs qu’une personne extérieure.
– Imaginer des nouveaux produits : les employés de différents domaines ont imaginé des produits nouveaux et innovants (en combinant leurs connaissances sans barrières).
Je ressens que les participants ont compris que chacun compte, que tout est possible et que c’est en collaborant que nous pouvons obtenir d’excellents résultats.
Conclusions
La collaboration n’est pas naturelle – en tant que Scrum Master nous devons trouver des manières pour rendre la collaboration une nécessité.
La collaboration dérive de la compréhension – en tant que Scrum Master nous pouvons aider le Product Owner et l’Organisation à clarifier le pourquoi et les résultats attendus d’un Produit et à le partager largement.
Complexité – la pensée non linéaire est une particularité de la complexité. Soyez confortables avec les changements.
Scrum Master Facilitateur – étudier et se préparer pour faciliter les évènements Scrum, les réunions, les sessions de travail afin de stimuler la collaboration
Les Valeurs Scrum – en tant que Scrum Master, s’assurer de créer un espace dans lequel les personnes se sent en sécurité pour s’exprimer et expérimenter. Pour cela, les Valeurs Scrum et des règles de base (définies par les participants) sont une obligation. Oh, et s’assurer que les personnes s’amusent… on peut travailler sérieusement en s’amusant ! La partie difficile est que les personnes doivent oublier d’être dans leur entreprise et qui sont libre de toutes contraintes ! Par expérience je peux affirmer que si un tel environnement est créé, il se répandra dans l’organisation avec d’énormes bénéfices en termes de collaboration.
Références
Voici quelques livres que j’ai lu pour apprendre la facilitation, il y en a beaucoup et, si vous avez des bonnes références en français merci de les partager en commentaire !
- Visual Meetings: How Graphics, Sticky Notes and Idea Mapping Can Transform Group Productivity – Sibbet, David
- Visual Teams: Graphic Tools for Commitment, Innovation, and High Performance – Sibbet, David
- Cultures and Organizations: Software of the Mind: Intercultural Cooperation and Its Importance for Survival – Geert Hofstede, Gert Jan Hofstede, Michael Minkov
- Show and Tell: How Everybody Can Make Extraordinary Presentations– Roam, Dan